¿Cómo saber qué gastos son deducibles de impuestos?

Si trabajas por tu cuenta en Estados Unidos (limpieza, construcción, jardinería, belleza, comida, lo que sea), seguro has escuchado: "guarda tus recibos, que eso se deduce". Pero nadie te explica qué sí se deduce, qué no, y por qué importa. Aquí va, en claro.

Primero: ¿qué es una deducción?

Una deducción es un gasto de tu negocio que le restas a tus ingresos antes de calcular tus impuestos. No es dinero que te regresan: es dinero por el que dejas de pagar impuestos.

Un ejemplo simple (los números son ilustrativos): si tu negocio vendió $50,000 en el año y gastó $20,000 en cosas del negocio, pagas impuestos sobre $30,000, no sobre $50,000. Y como trabajas por tu cuenta, esa resta también baja la base del impuesto de autoempleo (Social Security y Medicare, que es de alrededor de 15.3%). Por eso cada recibo cuenta.

La regla de oro: "ordinario y necesario"

Para el IRS, un gasto es deducible si es ordinario (normal en tu tipo de negocio) y necesario (útil y apropiado para operarlo). Y, sobre todo, tiene que ser del negocio, no personal.

Pregúntate: "¿Este gasto lo hice para generar ingresos en mi negocio?" Si la respuesta es sí, probablemente es deducible. Si lo hubieras gastado igual aunque no tuvieras negocio, probablemente no.

Gastos que normalmente sí se pueden deducir

• Materiales e insumos: pintura, productos de limpieza, plantas, tierra, tela, ingredientes, refacciones.
• Herramientas y equipo: desde una podadora o un taladro hasta una máquina de coser o una silla de salón.
• Vehículo: la parte que usas para el negocio (gasolina, millas recorridas a trabajos, mantenimiento). Se puede deducir por millas o por gastos reales, pero necesitas llevar registro de tus viajes.
• Teléfono e internet: solo el porcentaje que usas para el negocio.
• Publicidad: tarjetas, volantes, anuncios en Facebook o Google, tu página web.
• Subcontratistas y ayudantes: lo que pagas a otras personas por trabajo del negocio.
• Renta de equipo o local, seguros, licencias y permisos del negocio.
• Comisiones: de tarjeta, de plataformas de pago o de apps, y comisiones bancarias de tu cuenta de negocio.
• Intereses de préstamos que pediste para el negocio.
• Oficina en casa: solo si tienes un espacio que usas de forma regular y exclusiva para trabajar.
• Comidas de trabajo: normalmente solo una parte (50%) y solo si tienen un propósito de negocio claro.

Gastos que normalmente NO se pueden deducir

• Gastos personales: el súper de tu casa, ropa de diario, ropa de tu familia.
• El traslado normal de tu casa a tu lugar de trabajo habitual.
• Multas y penalizaciones (de tránsito, del IRS, etc.).
• Cualquier gasto que no puedas comprobar.

Ojo con los gastos mixtos. Si usas tu camioneta o tu celular para todo, solo deduces la parte del negocio. Por eso conviene separar: idealmente una tarjeta o cuenta solo para el negocio.

¿Y si pago en efectivo?

El efectivo también cuenta, pero sin comprobante es mucho más difícil defender el gasto. Pide recibo siempre que puedas y, si no hay, anota: fecha, monto, a quién le pagaste y para qué fue. Una foto del recibo en el momento vale más que buscarlo en la cartera en abril.

Cómo comprobar un gasto (lo mínimo)

1. Qué fue: una foto del recibo o factura.
2. Cuánto y cuándo: monto y fecha.
3. A quién: el comercio o la persona.
4. Para qué: una nota corta ("materiales para la casa de los Pérez").

En general se recomienda guardar estos registros por varios años (el IRS suele hablar de tres años como regla general, pero hay excepciones), así que no los tires después de declarar.

Un último consejo: cuidado con quién te prepara los impuestos

Si algo no te queda claro, habla con un preparador de impuestos de confianza (un CPA, un Enrolled Agent o un sitio de ayuda gratuita como VITA). Ten cuidado con los "notarios" o preparadores informales que prometen reembolsos enormes: en EE.UU. "notario público" no es lo mismo que en Latinoamérica y el fraude es común.

Lo difícil no es saber qué se deduce, es tener los datos

La mayoría de la gente sí sabe que "se puede deducir". El problema es que en abril no hay forma de reconstruir un año de gastos. Ahí es donde Armando te ayuda: mándale por WhatsApp la foto del recibo, una nota de voz o un mensaje de texto, y él lo registra con fecha, monto y categoría. Así, cuando llegue el momento de declarar, ya tienes todo ordenado.

Este artículo es informativo y no es asesoría fiscal ni legal. Las reglas dependen de tu situación y de tu estado; consulta a un profesional de impuestos antes de tomar decisiones.